仕事、プライベートを充実化させるToDoリスト!使いこなすための5つの基本原則

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仕事やプライベートでやらなきゃいけないことをまとめたToDoリストを作っていますか?

私はその日の重要な仕事を明確にするために活用しています。

中にはToDoリストなんてなくてもいいって考える方も多いんじゃないでしょうか。

確かに非常にやることの多い経営者などの立場になるとToDoリストは膨大になってしまいそうですよね。

でも、それはToDoリスト作成の基本原則を知らないからだと思います。

今回は、誰でもToDoリストを活用できる基本原則について紹介します。

ToDoリスト活用の失敗例

ToDoリストはうまく活用すれば、有効な手段となりますが、結構間違った使い方をしている人も多いなと感じます。

ではここでよくある失敗例を紹介します。

仕事、プライベートをごっちゃ混ぜにする

まずよくありがちな失敗が「仕事、プライベート、その他」を全て一つのリストに入れてしまうことです。

  • 明日のミーティング資料の作成
  • 担当者への連絡
  • ランチが美味しい店のチェック
  • 後輩の資料のチェック
  • 新作スイーツの購入
  • トイレ掃除

ToDoリストは「〜しなくてはいけない」リストです。

でも、それは今目の前の話ですよね。

ってことは仕事は仕事、プライベートはプライベートで分けていないと混同してしまいます。

それにプライベートのことが仕事で使う手帳等に書かれていたら、周りの人を気にして、開けなくなりませんか?

すごく先の予定までリストに加えてしまう

ToDoリストは今日行うタスクを書いたリストです。

その中に、先の予定が入っていませんか?

それは今日やらなくてもいいタスクですよね?

例えば、「1ヶ月後の旅行のために、今日航空券をとる」

これなら大丈夫です。

でも「1ヶ月後の旅行の準備をする」だったら、多分動けませんよ。

あまりにも先の予定があると、結局たくさんあるタスクの中で、それをやることができず、ずっと継続案件になってしまいます

リストが長い

先の予定などを入れると、どんどんリストが長くなります。

初めは5個、10個だったものが、

何十個と先の予定まで入れたら、ものすごい数になってしまいますよね。

タスクを上げれるのは上げないよりかは良いです。

でもたくさんありすぎたら、今日どれをやるのか選ぶのが一苦労です。

それにその日振り返ってみると、たくさんあるせいで達成度が低く、モチベーションを下げてしまいます

行動が具体的になっていない

ToDoリストが具体的になっていないのも失敗の原因です。

「英語の勉強を30分する」そんなタスクよりも、

「30分、スティーブ・ジョブズのスタンフォードのプレゼンの原稿を読む」

の方が具体的に何をどれくらいやるのかわかりますよね。

ToDoリストは「起こす行動」を記したリストです。

具体的でなければ、行動に繋がりません

ToDoリストに支配されている

最後の失敗の原因としては、ToDoリストを作り、達成することに注力してしまうことです。

ToDoリストはあくまでツールです

タスクを忘れないため、具体的行動につなげるためのツールです。

つまり、その行動自体も他の目的のもとにあるのです。

失敗してしまう人は、

  • 完璧なリストを作る
  • 完璧に進捗を分類分けする
  • 毎日、それを楽しむ
  • 結局はリストをクリアするゲーム感覚で行う

このようになってしまうのです。

あくまでもツールなので、そこに注力しすぎてもいけないのです。

ToDoリスト作成の基本原則

ここまで失敗の原因を紹介しました。

失敗原因から、すでに何をしたら良いのかわかった方もいることでしょう。

しかし、ここでは誰でもわかるように5つの基本原則紹介します。

大きなことはすぐに動けるタスクに分解する

大きな先の目標がある場合には、必要なことを列挙し、その日動けるタスクに分解しましょう。

例えば、知的財産管理技能検定3級合格を目指すとします。

【資格取得】国家資格知的財産管理技能検定3級合格ー独学勉強法
2017年3月に受験しました国家資格「知的財産管理技能検定3級」に無事合格しました。 3週間の独学で合格できましたので...

合格に必要なのは次の通りです。

  • テキストの理解
  • 問題演習
  • 過去問を解く
  • 間違えたところを確認する

ではこの中で今日やることを具体的に決めて、ToDoリストに加えましょう。

つまり、「テキスト30ページ読む」とかにするということです。

具体的にすればするほど、行動に繋がります

また30ページや30問など数字を入れることで、振り返りをするときに進捗度を定量評価することができます

仕事、プライベート、その他に分類する

仕事とプライベートが一緒になっていると、重要な部分がわからなくなります。

そのため、基本的には仕事、プライベート、その他のことは、分けてリストを作成しましょう。

その方が、メリハリがつきます

また、プライベートの予定数が明白になれば、仕事を効率よくこなすことにも繋がります

優先順位をつける

ToDoのリストができたら、仕事、プライベート分けて、優先順位をつけましょう。

優先順位のつけ方は、緊急度と重要度で分けることです

緊急度と重要度を見分ける質問は次の通りです。

  • 緊急度:今日明日でやらなくてはいけないタスクなのか?
  • 重要度:そのタスクは自分を成長させるか?他の人への影響は?

緊急度も重要度も低いものは、はっきり言って「やらなくても良い」タスクかもしれません。

一番厄介なのは緊急度が高く、重要度が低いものです。

これ、一番やっている感が出ます。

仕事においてはこれをたくさんこなして、自分は仕事をしている人もいます。でも、それが会社の売り上げには全然繋がっていなかったりするんですよね。

このようなタスクは時間があれば、やっても良いですが、ない場合は思い切ってやらない決断をしても良いかもしれません。

リストは長くしない

タスクを列挙し、優先順位をつけました。

そうしたら、ToDoリストに必要なものを並べます。

そのとき、大切なのは仕事、プライベート、それぞれを長くしすぎないことです。

理想は3〜5つです。

重要なものを選べ美、時間を考えると、基本的にはたくさんできません。

そして3〜5つぐらいが一番集中できるタスク量です。

中には仕事、行動が早い人もいるので、そういう方はもっと増やして構いません。

でもその日できなそうなタスクは、そもそもその日のToDoリストには入れなくても良いのです

先を見据えつつも今に集中する

ToDoリストの最大の利点は、今に集中し、行動を促すことができることです。

つまり、「あれを叶えるために、今日はこれをするんだ!」と、

大きな目標がありつつも、今日そのときに焦点を当てているのが、ToDoリストなのです。

その意識を持って、行うことが大切です。

まとめ

ToDoリストは今日その時の行動を促すのにとっても有効なツールです。

しっかり、目標を見て、分類し、確実なものを今日しっかり行うことで、あなたの成長や、組織の発展、人とのふれあいの成熟につながります。

5つの基本原則を元にしっかりリストを使っていきましょう!