PREP法を用いてコミュニケーション、ビジネス文書、プレゼンを効果的に

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就職活動、転職活動、ビジネスにおけるプレゼンテーションや文書、報連相・・・

これらの場面におけるコミュニケーションは、日常会話とは異なり、情報を相手に的確かつ明確に、そして簡潔に伝えることが求められます。

それを行う一つの手法として「PREP法(プレップ法)」という文章構成方法があります。

今回は、この「PREP法」について紹介し、ぜひビジネスシーンで使ってみてください。

PREP法の中身

PREP法は、Point、Reason、Example、Pointの頭文字をとった言葉です。

具体的に中身について確認していきましょう。

Point(要点)

あなたが一番に伝えたい要点、結論です。

PREP法では、起承転結のように時系列を追って説明するのではなく、まず初めに結論を言います。

ここでは端的に要点や結論だけにします。

実は会話において、聞き手は話し手が話し始めてから30秒間が最も集中して聞いていると言われています。

そのため、ここで最も強調したいこと、つまり結論を言うことで、強く印象付けるのです

Reason(理由)

要点や結論を述べた後に具体的な、その理由を説明します。

ここでは論理的に伝えることが重要なポイントになります。

要点をすでに伝えているため、なぜそのような理由になったかを聞き手は理解しやすくなっています。

Example(例)

そして理由の具体例です。

要点、そして理由だけではやや話が抽象的になります。

そこで具体例やデータ(数字、事実)を述べることで、論理に説得力を増します。

また既に要点や理由を聞いている訳ですので、聞き手にとってもその具体例がすんなり理解できます。

Point(要点を繰り返す)

そして最後に、再び要点を繰り返します。

繰り返すことで、一番伝えたいことを聞き手に強く印象付けるのです。

PREP法が有効な理由

PREP法がビジネスシーンで有効な理由は、聞き手や読み手を考えるとわかりやすいと思います。

ビジネスシーンでは聞いてくれる相手とは、顧客や上司です。

つまり、顧客や上司に対して「提案」や「報告」する訳です。

しかし、どちらにしても忙しい人ばかりですよね。

そのため、ここでのコミュニケーションに必要なのは時系列でもなければ、感情論でもなく、感想でもなく、一番伝えたい要点や結論をしっかり伝えることです。

だからこそ、相手が一番聞いてくれるタイミング、そして一番印象に残るタイミングとして一番最初に要点を話す必要があるのです。

そして、それを最後に繰り返すことで、さらに強く印象に残す。

これらの理由からPREP法はビジネスシーンでは有効なのです。

PREP法の具体例・使用場面

具体例

具体例として、小説などでよく使われる起承転結とPREP法を比較してみてください。

起承転結の場合

:ビジネスシーンでは要点を端的に伝えることが重要です。

:なぜなら、聞き手がじっくり話を聞いてくれるとは限らないからです。

:文章構成方法の一つにPREP法があります。これは要点を始めに話し、後から理由をつける、再度要点を話す方法で、言いたいことを端的かつ論理的に伝えることができる方法です。

:そのため、端的に伝える必要のあるビジネスシーンではPREP法が有効です。

PREP法の場合

P:ビジネスシーンではPREP法が有効です。

R:なぜならば、要点を端的かつ論理的に伝えることができるからです。

E:例えば、要点を最初に言うことで強く印象付けるだけでなく、次に続く理由の理解度を上げることができます

P:だから、ビジネスシーンではPREP法が有効なのです。

どちらの文がわかりやすかったですか?

おそらくPREP法の方がわかりやすかったのではないでしょうか。

使用場面

PREP法が使える場面はたくさんあります。

まずはビジネスシーン全般です。

  • ビジネス文書(報告書)
  • 上司や顧客とのコミュニケーション
  • プレゼンテーション

他にもこの方法はビジネスシーンだけでなく、ブログや新聞、テレビ番組でも利用されることがあります。

実際に今回の記事でも使っているの、気づきましたか?

まとめ

ビジネスシーンでは要点を端的かつ論理的に伝えることが必要です

それを助ける文章構成方法としてPREP法があります。

PREP法は特に論理的に伝えるのが苦手な人が使用すると、劇的に伝わりやすくなります。

ぜひ、活用してみてください。