最重要な2割に集中!パレートの法則を用いて生産性を向上させる仕事術

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みなさん、仕事は忙しいですか?

来る日も来る日も新しい仕事が舞い込んでくるので、いつになっても楽になることはありませんよね。

今回は、パレートの法則を見ることで、生産性を向上させる方法を紹介します。

これは仕事ではかなり使える考え方であると同時に、やりたいことが多いプライベートや勉強についても活用できる考え方ですので、ぜひ有効活用していきましょう。

パレートの法則とは?

パレートの法則

働きアリの法則と同じ意味合いで使用されることが多く、組織全体の2割程の要人が大部分の利益をもたらしており、そしてその2割の要人が間引かれると、残り8割の中の2割がまた大部分の利益をもたらすようになるというものである。経済以外にも自然現象や社会現象など、さまざまな事例に当て嵌められることが多い。ただし、パレートの法則の多くは、法則と言うよりもいわゆる経験則の類である。自然現象や社会現象は決して平均的ではなく、ばらつきや偏りが存在し、それを集約すると一部が全体に大きな影響を持っていることが多い、というごく当たり前の現象をパレートの法則の名を借りて補強している場合が少なくない。

引用:wikipedia

つまり、全体のたった2割が大きな部分を占めているということです。

ビジネスで例えるなら、

  • 売上の8割は全体の2割の顧客が生み出している
  • 全商品のうち2割が、販売数の8割を占めている(ロングテール)
  • 故障の8割は、全部品のうち2割に原因がある。

最後の例は品質保証の現場で使われる方法で、パレート図という以下のようなグラフが使われることがあります。

引用:wikipedia

あなたが行う仕事も同じではないか

先ほど、ビジネスの例をあげましたが、この法則は目の前の仕事についても当てはまる可能性があります。

仕事の成果は全体の2割から生まれている

8割はそこまで成果に貢献していない

つまり、普段忙しく感じてしまうのは、本来成果にあまり貢献していない8割の仕事についても成果を生み出す2割と同様に集中してるために、どうしても時間がかかってしまうのかもしれません。

重要な2割を優先して集中することが重要

このパレートの法則から優先順位を考えてみましょう。

  1. 全体の8割の成果につながる2割の仕事
  2. 今はまだ成果に繋がらないが、今後成果に結びつく可能性のある仕事
  3. 今後も成果に直結する可能性の低い仕事(雑務など)

優先順位がわかりました。

逆に言えば、3番目に関しては、なるべく手間や工数をかけないで行えるように準備することが必要なのです。

生産性を向上する仕事の見直し方

業務の洗い出しと効果を確認する

パレートの法則を活用して仕事の見直しをする第1としてまず、仕事を全て洗い出しましょう。

ここで重要なのは、小さな雑務や時間が割かれていること(休憩が長い、話が長いなど)も全て上げることです。

全部洗い出しができたら、次に効果を確認しましょう。

仕事なら売り上げとか利益、自己成長などを基準とするとやりやすいです。

プライベートのことについては、自分の満足度や自己成長、ほかの人への影響を考慮するといいでしょう。

効果を見てみると、2割まではいかなくても一部が大きなウエイトを占めていることが見えてくるでしょう。

重要な2割を最優先事項にする

効果を確認したら、そのうち一番効果の高い、全体を占めているものをピックアップしましょう。

それが最優先事項です

現状、効果が高い以上、それについては継続して行うことは効果が高いのです。

そのため、まずその部分について一番優先とし、さらに一番集中して行えるようにすることが必要です。

残りはやめるか、効率化か、育てるか

残りはどうするか。

大きく3つに分けましょう。

  1. 今後効果を示すもの → 育てる
  2. 効果は大きくないが行う必要があること → 効率化を考える
  3. 効果が小さく、今後も大きくなる可能性が低いもの → やめる

まず、「今後効果を示す可能性があるもの」は次につながるため、優先度としては高くなります。

例えば、勉強や資格取得、人脈作りなどはここにあたります。

次に「今後も行う必要があるもの」。

これはやらなくてはいけないことなので、継続して行いますが、あまり効果は高くないため、なるべく短時間でできるように効率化を図ましょう。他にもアウトソーシングや機会かというてもあります。

例えば、日報、家計簿などの管理業務が多いです。掃除なら、ルンバなどを入れるのも一つの手です。

最後に「現在効果が低くて、今後も効果が上がる可能性が低いもの」はいっその事やめても問題ありません。

例えば、プライベートのテレビをだらだらみる時間、などです。

いきなりは難しいのであれば、徐々にやめていきましょう。

最後に

やりたいことだけでなく、仕事においてはとにかくやることが多いです。

でも長い目で見たとき、あまり効果が低いものは続けてもいいがありません。

小さな仕事も大切にすることも大事ですが、それが原因でストレスを貯めたり、長時間労働で体を壊したら、元も子もありません。

まずは今一度仕事を洗い出し、確認するところから始めてみましょう。